Gratis nieuwsbrief Meld je aan voor de gratis e-mail nieuwsbrief van Nursing, TvV en TvZ. Klik hier

Haal het beste uit je functioneringsgesprek

Echt even tijd om te bespreken hoe je werk bevalt, waar je tegenaan loopt en wat je wensen zijn. Het functionerings- of jaargesprek is geen beoordelingsgesprek, maar biedt een mooie kans om te groeien. Voor jou en je leidinggevende.
Haal het beste uit je functioneringsgesprek



Ze vindt het altijd weer een beetje spannend. Ook al weet ze dat ze tijdens haar functioneringsgesprek niet met onverwachte zaken geconfronteerd zal worden. ‘Als ik iets niet goed doe, neem ik aan dat ik dat al eerder hoor’, zegt Ariene Morren, verpleegkundige op de afdeling Buikchirurgie van het Meander Medisch Centrum in Amersfoort. ‘Mijn spanning gaat vooral over de vraag of ik mezelf wel goed kan neerzetten en kan verwoorden wat mijn aandeel is op de afdeling. Ik ben iemand die verder kijkt dan mijn neus lang is, ben met mijn toekomst bezig. Dat wil ik goed overbrengen.’

Feedback krijgen en geven
Ariene Morren is niet de enige die het functioneringsgesprek spannend vindt. Verwoorden wat je kunt, doet en wilt; dat is kort gezegd wat zo’n gesprek vraagt. En dat kun je het beste open en zonder al te grote bescheidenheid doen. Dat is niet voor iedereen even makkelijk, maar het functioneringsgesprek is daarvoor wel hét moment. Het gesprek is namelijk, in tegenstelling tot een beoordelingsgesprek, vooral toekomstgericht en gaat over de ontwikkeling in je werk. Het is een tweerichtingsgesprek waarin je feedback krijgt én geeft aan je leidinggevende. Een onderwerp als salariëring is niet geschikt voor dit gesprek, dat hoort thuis in het beoordelingsgesprek. De basisthema’s zijn scholing, het arbeids- en rusttijdenpatroon, de arbeidsvoorwaarden, het persoonlijk levensfasebudget, de werkomstandigheden en het contact met collega’s en leidinggevende. Dit gebeurt met behulp van een vragenlijst. De leidinggevende legt de afspraken vast in een verslag, dat jullie beiden na goedkeuring ondertekenen. Mocht je het met bepaalde punten in het verslag niet eens zijn, ga daar dan opnieuw een gesprek over aan. Als jullie het oneens blijven, heb je het recht om zelf te formuleren hoe jij het ziet. Dat onderteken je, waarna het bij het officiële formulier wordt gevoegd. Dit verslag blijft bij je leidinggevende en komt niet in je dossier. Tenzij je daar toestemming voor geeft. Er is ook ruimte om zelf agendapunten aan te geven. ‘Het jaargesprek is een kans om jezelf te versterken’, benadrukt Wim van der Hoorn van de ABVAKABO FNV. ‘Bovendien is het goed om even los te komen van de dagelijkse hectiek, stil te staan bij je kwaliteiten en daar waardering voor te krijgen.’

Het functioneringsgesprek en de cao
Niet iedereen in de verpleging krijgt die kans. Uit een onderzoek van Nursing naar de bijscholingsbehoeften van verpleegkundigen in 2009 bleek dat bijna een derde van de verpleegkundigen in de thuiszorg nog nooit een functioneringsgesprek heeft gehad* In de cao vvt** is een verplicht functioneringsgesprek namelijk niet opgenomen.*** De or kan daar afspraken over maken met de werkgever. Het functionerings- of jaargesprek is wel als verplicht vastgelegd in de cao ziekenhuizen en de cao umc. In Vlaanderen geldt dit alleen voor de openbare ziekenhuizen. Het onderwerp ontbreekt in de cao voor private ziekenhuizen en voor de Vlaamse thuiszorg.
Ondanks de afspraken die gelden voor Nederlandse en Vlaamse (openbare) ziekenhuizen, schiet het houden van een functioneringsgesprek er vaak bij in. Wim van der Hoorn: ‘Slechts veertig procent van de ziekenhuizen vult de cao op dit punt in. Dit blijkt uit werkbelevingsonderzoeken die we houden. Een gemiste kans voor de resterende zestig procent’, stelt hij nadrukkelijk. ‘Werkdruk, te weinig tijd; ik snap het wel. Maar juist daarom is zo’n jaarlijks moment om stil te staan noodzakelijk. Zeker in de zorgsector, waar behoud van gemotiveerde medewerkers, leeftijdsbewust personeelsbeleid en scholingsafspraken essentieel zijn.’ Inmiddels is in de cao ziekenhuizen een extra afspraak vastgelegd waarin staat dat werkgevers verplicht zijn jaarlijks over het aantal gevoerde functioneringsgesprekken te rapporteren in het Sociaal Jaarverslag. Ook moeten zij op hoofdlijnen melden op welke manier de gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer uitgevoerd gaan worden.

Tip en pluim
‘Het gesprek dwingt me om goed naar mezelf te kijken’, zegt Ariene Morren. ‘In mijn eerste functioneringsgesprek heb ik bijvoorbeeld aangegeven dat ik het - als toen nog nieuwkomer op de afdeling - lastig vond om tijdens de 1-diensten ingeroosterd te worden als aanspreekpunt. Daar ben ik daarna aan gaan werken, dankzij de goede input die ik kreeg tijdens het gesprek.’ In het Meander Medisch Centrum te Amersfoort is ook de input van collega’s welkom. Ariene: ‘Je mag zelf twee collega’s vragen om een formulier over je functioneren in te vullen. Met een tip en een pluim. Dat neem je dan mee in het gesprek. Collega’s zien andere kanten van je dan je leidinggevende. Ook is het goed om na te denken over wat je in elkaar waardeert.’
‘Feedback geven en krijgen en je wensen uiten, is bij ons heel gewoon. Daar hebben we niet echt een officieel functioneringsgesprek voor nodig’, stelt Petra Nieuwenweg , al zestien jaar als verpleegkundige werkzaam bij een kleine thuiszorgorganisatie. ‘In die jaren heb ik twee functioneringsgesprekken gehad. Op zich prima. Toch ging ik daar een beetje zenuwachtig naar toe. Ieder mens heeft, denk ik, angst voor kritiek. Het laatste gesprek is vier jaar geleden. Erg vind ik dat niet, maar dat komt vooral omdat wij een heel open bedrijfscultuur hebben met korte lijnen. We hebben geregeld contact met onze leidinggevende en bespreken waar we tegenaan lopen. Daar wordt waar mogelijk ook iets aan gedaan. De wederzijdse betrokkenheid is groot. Ik realiseer me wel dat open communicatie niet in iedere thuiszorgorganisatie vanzelfsprekend is. Daar biedt een functioneringsgesprek dan uitkomst. Maar dat het bij ons prima zonder werkt, blijkt uit het feit dat veel mensen hier al heel lang werken.’

Onbevangenheid
Het Sint Jan Ziekenhuis in Brussel is momenteel bezig met het invoeren van functioneringsgesprekken. ‘Gelukkig wel’, zegt verpleegkundige Nora Korchi, werkzaam als hoofdverpleegkundige op de afdeling Pneumologie/Oncologie. ‘Voorheen bestond het op papier wel, maar werd er in de praktijk geen invulling aan gegeven. Ik denk dat de professionele aanpak waar nu voor gekozen is, veel oplevert.’ Ze heeft bij de opstart meegedacht over mogelijke agendapunten. ‘Ik vind persoonlijke coaching belangrijk. Het functioneringsgesprek is zo’n moment waarop je concreet op bepaalde punten begeleiding kunt vragen. Want waar zitten bijvoorbeeld je kracht en je belemmeringen? Daar kom je in je eentje niet altijd uit.’ Volgens Nora gaat het erom iemand uit te nodigen voor een open, gelijkwaardig gesprek. ‘Als dat van te voren goed wordt overgebracht, hoeven mensen ook niet meer zo gespannen te zijn.’ Brigitte Beckers, docente in de kaderopleiding van de Vlaamse beroepsorganisatie NVKVV is het daarmee eens. ‘Onbevangenheid is belangrijk bij een functioneringsgesprek. Daarom ben ik er tegen om van te voren elkaars agendapunten te weten. Dat leidt alleen maar tot interpretaties. Bereid je voor op wat je zelf in wilt brengen. Luister goed en durf door te vragen als iets niet duidelijk is. Als je iets moeilijk vindt om te zeggen, wees daar dan eerlijk over. Zeg gewoon: ‘Ik vind het lastig om dit te zeggen, maar….’ En vervolgens meld je wat je moeilijk vindt. Durf kwetsbaar te zijn, dat maakt je juist krachtig.’ Brigitte Beckers traint hoofdverpleegkundigen in het voeren van functioneringsgesprekken. Dat komt vooral neer op veel communicatievaardigheden. ‘Voor veel mensen blijft dat een werkpuntje. Verpleegkundigen communiceren de hele dag, maar communicatie naar ‘boven’, daarin zijn ze minder assertief. Wat ook meespeelt, is dat mensen in de zorg vooral gevers zijn. In een functioneringsgesprek draait het om jou, daarin moet je jezelf op waarde schatten en iets voor jezelf vragen. Niet iedereen heeft het zelfinzicht en vermogen om te verwoorden hoe het nu echt gaat. De belangrijkste taak van de leidinggevende is om een veilige sfeer te creëren en het gesprek vanuit neutraliteit te leiden. Ruimte geven aan de medewerker. En die moet vervolgens de ruimte in durven nemen.’

Communicatievaardigheden
Soms gaat het mis. Een totaal mislukt functioneringsgesprek was bijvoorbeeld voor een verpleegkundige de druppel om, na vele jaren in een ziekenhuis te hebben gewerkt, ontslag te nemen. Brigitte Beckers: ‘Wat bleek: de leidinggevende was twee uur lang aan het woord geweest. Hij zei later: ‘Maar zij zei helemaal niets, dus praatte ik maar door’. Zij had echter helemaal geen ruimte gevoeld. Een dramatisch voorbeeld van hoe je, als je communicatievaardigheden mist, veel kapot kunt maken.’ Het Erasmus MC in Rotterdam wil dat voorkomen en ondersteunt haar medewerkers in heldere, open communicatie. De training ‘Beter in gesprek’ maakt deel uit van het landelijke project ‘Idealoog’ waar alle UMC’s aan meedoen. ‘Zorgen dat mensen langdurig, gezond en met plezier hun werk doen oftewel duurzaam inzetbaar blijven, is de achterliggende gedachte,’ legt HR beleidsadviseur Coline de Jong uit. ‘Het jaargesprek bestond altijd al, maar we wilden het open met elkaar in gesprek gaan een ‘boost’ geven en de kwaliteit ervan verbeteren. Dialoogtraining is ook een vast onderdeel in onze managementtrainingen. Mensen hebben nu eenmaal de neiging iets anders te zeggen dan ze denken. Daar maken we onze medewerkers bewust van. We gaan aan de slag met het ombuigen van belemmerende naar helpende gedachten en nodigen onze medewerkers uit zichzelf te laten zien. Alleen als je open en eerlijk bent, kan een jaargesprek je echt opleveren wat je nodig hebt.’

Dit artikel Haal het beste uit je functioneringsgesprek verscheen eerder in Nursing januari 2011. Neem een abonnement op Nursing.

Gerelateerd
Tips voor je functioneringsgesprek
Do's en dont's bij het functioneringsgesprek
Blog Sandra: mijn functioneren


Noten
* Onderzoek bijscholingsbehoeften verpleegkundigen door Nursing, DUO Market Research en VDO Opleiding en advies, 3 november 2009.
** De integrale tekst van de concept cao vvt vind je via de websites van de diverse vakbonden, zoals NU’91: www.nu91-leden.nl > cao > vvt
***Geen functioneringsgesprek voor wijkverpleegkundige > Nursing nieuws 10 november 2009.

Meer informatie
- De ABVAKABO FNV biedt de workshop ‘Functioneringsgesprekken’ aan. Zie www.abvakabofnv.nl > onze diensten > loopbaanadvies > loopbaantrainingen_en_workshops.
- Beroepsvereniging NVKVV biedt opleidingen en trainingen voor verpleegkundigen en hoofdverpleegkundigen. Training in functioneringsgesprekken maakt deel uit van de Kaderopleiding: www.NVKVV.be, kijk onder Vormingen.

Mandy Beekman

Eén reactie

  • no-profile-image

    rolf

    kijk ter voorbereiding op je jaargesprek ook eens op nu91.nl en op haaljeallesuitjezelf.nl

Of registreer je om te kunnen reageren.

Nursing is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden