Vijf tips om je mailbox goed te organiseren

1. Gebruik niet overal je mail voor: ‘Soms zijn we sociaal lui, en mailen we eerder dan dat we bellen. Maar niet alle onderwerpen zijn geschikt om over de mail te bespreken. Een korte vraag die geen emotionele lading heeft en niet direct beantwoord hoeft te worden, kan prima over de mail gesteld worden. Maar discussies of zaken met een emotionele lading kunnen bij de ontvanger veel heftiger geïnterpreteerd worden dan dat je ze bedoelt. Je kunt dit soort dingen beter face-to-face bespreken of bijvoorbeeld via een chat/bel programma zoals Lync. Dat zorgt voor een soepele samenwerking en legere mailbox.’

Klik hier om je aan te melden voor het congres voor afdelings- en medisch secretaresses, waar Bouke van Kleef een workshop geeft.

2. Beperk het aantal mappen: ‘Veel medisch secretaresses hebben veel te veel mappen waar ze mails in doen. Vaak overlappen de onderwerpen van de mappen elkaar ook, waardoor het een onoverzichtelijke brij wordt. Kies voor een heldere structuur, en een maximum aantal van tien mappen, zodat je niet hoeft te scrollen om er een mail in te zetten. Tijdens de workshop die ik geef op het congres, leer je een methode waarmee je maar drie mappen nodig hebt.’

3. Beslis direct: ‘Beslis direct nadat je een mail hebt gelezen of je hem bewaart of niet, en zo ja, in welke map. Als je de neiging hebt om het te laten liggen, is dit uitgesteld werk, want uiteindelijk moet je tóch weer je mailbox doorwerken en beslissen. Wees hierin gedisciplineerd.’

Lees ook: ‘Ook medisch secretaresses kunnen e-mailminderen’

4. Bereid je afwezigheid goed voor: ‘Je kunt een overvolle mailbox na je vakantie grotendeels voorkomen door dit goed voor te bereiden. Zet een maand voor je op vakantie gaat onder elke mail in je handtekening dat je in een bepaalde periode niet werkt. Een week voor je vakantie attendeer je hier je belangrijkste contactpersonen op met wie je regelmatig mailt, zodat zij dringende zaken nog met je kunnen afhandelen. Zorg vervolgens voor een heldere afwezigheidsassistent, waarin een contactpersoon staat met wie in dringende gevallen contact kan worden opgenomen. Spreek na je vakantie éérst met deze persoon, zodat je weet welke mails al behandeld zijn, en werk dan je inbox door.’

5. Wees zuinig met mails naar de arts/specialist voor wie je werkt: ‘Wees je er bewust van hoeveel je met je leidinggevende mailt. Besef: hoe meer je met elkaar mailt, des te groter de afstand tussen jullie wordt. Probeer dus meer dingen face-to-face met elkaar te bespreken wanneer de samenwerking niet als een geoliede machine loopt.’​

Meer info: www.avk.nl