Bouke van Kleef is trainer en geeft op het congres de workshop: Manage je Outlook #EmailMinderen. ‘Medisch secretaresses kunnen met de juiste methode veel tijd besparen.’
Hoe belangrijk is het voor een medisch secretaresse om haar mailbox te organiseren?
‘Heel belangrijk. De meeste mensen hebben zichzelf aangeleerd hoe ze hun mails organiseren. Secretaresses krijgen hier wellicht op de opleiding een paar lessen in, maar in de praktijk blijkt dat er evengoed veel tijd te winnen valt als je de juiste methode gebruikt, zoals ik die in de workshop uitleg. Daarnaast is je inbox veel overzichtelijker en werk je sneller je mails door. Je leert te “e-mailminderen”.’
Wat is het geheim?
‘Dat hoor je natuurlijk tijdens de workshop die ik op het congres geef. Maar ik kan wel een tipje van de sluier oplichten: we doorlopen een korte beslisboom om mails af te handelen. Ook de mappenstructuur van medisch secretaresses onder de loep wordt genomen. Veel secretaresses hebben een overschot aan mappen, waardoor ze soms moeten scrollen om bij een bepaalde map te komen. Na de workshop ken je een methode waarbij je je aan drie mappen genoeg hebt. En we houden de deelnemers een spiegel voor: wat is jouw e-mailgedrag?’
Bestaan er verschillende types dan?
‘Zeker. De een is een mailverzamelaar en heeft een propvolle inbox, de ander is druk bezig alles in verschillende mappen te zetten. Of je bent een fervent cc-gebruiker: je zet bij bijna al je mails anderen in de cc.’
Is dat slecht?
‘Het gaat er bij de workshop niet om wat goed of slecht mailgedrag is, als je je maar bewust bent van hoe jij je mailbox organiseert, en je afvraagt of dit de meest effectieve en efficiënte manier is. Cc-gebruikers doen dit soms om de verantwoording op de ander af te schuiven, en dan schiet het zijn doel voorbij. Vaak worden er ook veel meer mails verstuurd dan nodig is. Bepaalde zaken kun je nu eenmaal beter face-to-face bespreken, dan via een mail. Het is bijvoorbeeld een valkuil om emotioneel beladen onderwerpen of discussies via de mail te bespreken. Al is het soms wel verleidelijk.’
E-mailminderen kun je dus zeker leren?
‘Absoluut. E-mail is een prachtig instrument om je werk goed te kunnen doen. Maar het is ook een stressvol medium, en een vak apart om er goed mee om te gaan. Tijdens onze workshop krijg je hier de juiste tools voor, zodat je er vooral de voordelen uit haalt.’
Geef je reactie
Om te kunnen reageren moet je inlogd zijn. Inloggen Ik heb nog geen account