'Medisch secretaresses mogen meer lef tonen bij notuleren'

Waarom is notuleren met lef zo belangrijk?

‘Omdat dat zorgt voor een helder verslag. Veel secretaresses denken dat een goede notulist als een vlieg aan de muur is: onopvallend, op de achtergrond. Maar het is juist belangrijk om te durven onderbreken, samenvatten, en de voorzitter om verheldering te vragen.’

Dat klinkt lastig…

‘Dat ís ook lastig, want het zit niet in de natuur van secretaresses om initiatief te nemen in gezelschap en aan de touwtjes te trekken. Ze stellen zich eerder dienstbaar op, proberen het anderen naar de zin te maken en willen vaak aardig gevonden worden. Ze mogen best meer lef hebben tijdens het notuleren.’

Hoe notuleer je met lef?

‘Lef staat voor ‘Leiding nemen’, ‘Eigen maken’ en ‘Focus houden’. Het is belangrijk om de leiding te nemen als wat er gezegd wordt dat niet helemaal duidelijk is, of als onduidelijk is wat je moet opschrijven. ‘Eigen maken’ staat voor een goede voorbereiding en weten welke documenten er worden besproken. ‘Focus houden’ staat voor weten wanneer je alert moet zijn. Je gedachten dwalen altijd wel een keer af, dus dan kun je maar beter weten wanneer dat kan, en wanneer niet. En ten slotte staat lef ook voor het durven onderbreken van de vergadering als iets niet duidelijk is.’

Lees ook: 7 tips om goed te notuleren

Waarom is dit zo belangrijk?

‘Omdat wanneer je het zelf niet begrijpt, de ander je verslag ook niet goed zal begrijpen. Als gemaakte afspraken niet goed op papier staan, kun je net zo goed helemaal niet vergaderen. Medisch secretaresses hebben ook te maken met medisch jargon dat over de tafel vliegt, dan mag je best om verduidelijking vragen.’

Komt dat niet onprofessioneel over?

‘Onzin, je bent toch geen medicus? Als je gedachten een keer afdwalen als er net een belangrijk punt besproken wordt, moet je ook gewoon vragen: “Sorry, ik heb het even niet gevolgd, kunt u dat herhalen?” Als je iets gaat verzinnen om op te schrijven, ben je nog verder van huis. Natuurlijk schaam je je even, maar je bent ook maar een mens.’

En als je het idee hebt dat je de vergadering verstoort door te onderbreken?

‘So be it. Jouw taak is nu eenmaal een goed verslag maken, niet om aardig gevonden te worden.’

Bron: Carola Janssen, Kiezel Communicatie  (www.kiezelcommunicatie.nl)