Zeven tips om goed te notuleren

1. Bereid je goed voor: dus zorg ervoor dat je alle documenten hebt die worden besproken. Ga een keer met de voorzitter zitten om de boel door te spreken en te vragen wat hij wil: een uitgebreid verslag, de hoofdpunten of alleen de actiepunten? Zo weet je meteen wanneer je extra alert moet zijn tijdens de vergadering.

2. Geef het aan als het tijdens de vergadering te snel gaat om alles op te schrijven of te tikken. Meestal helpt het om simpelweg je hand op te steken, zodat de anderen zien dat ze even moeten wachten, of langzamer moeten praten. Anders wil ‘Eén moment alstublieft’ ook helpen.

3. Durf de vergadering te onderbreken wanneer je iets niet begrijpt, of als er medisch jargon over tafel gaat waar geen touw aan vast te knopen is. Je hoeft niet bang te zijn dat dat onprofessioneel overkomt, je bent nu eenmaal secretaresse, geen medicus.

4. Ga naast de voorzitter zitten en vraag hem tijdens de vergadering om opheldering als niet duidelijk is wat je moet notuleren of als hij het besproken punt vergeet samen te vatten. Een

simpele ‘Wat wilt u dat ik hiervan opschrijf?’ is voldoende.

5. Bel de voorzitter als je achteraf niet meer goed kunt lezen wat je hebt opgeschreven of niet meer weet wat je met een bepaalde afkorting bedoelde. Durf te zeggen dat je er niet uitkomt, en vraag of hij weet hoe het zit.

6. Laat je tijdens de vergadering niet wegsturen om koffie te halen. Wordt het toch gevraagd, wijs er dan op dat je dan je taak niet naar behoren kunt vervullen.

7. Neem de vergadering alleen op als er zeer belangrijke zaken besproken worden. Uitwerken vanaf een opname is tijdrovend. Notuleren met laptop levert tijdwinst op ten op zichte van schrijven met de hand. Sla wel meteen de documenten op op de harde schijf én in de cloud of op een usb-stick.

Bron: Carola Janssen, Kiezel Communicatie