'Verzorgende, weet waarom je iets registreert'

Gaat dit de papierwinkel met de helft verkleinen?
‘Dat durf ik niet te zeggen, maar dat deze toolkit gaat helpen om het grote aantal registraties te verminderen, daar zijn we van overtuigd. De ene instelling zal er meer registraties mee schrappen dan de andere, maar er zullen instellingen zijn die de registratielast misschien wel met een kwart omlaag krijgen. Dit hangt ook af van de overbodige registraties er binnen de organisatie zelf zijn ontstaan.’

Zijn er zoveel verzorgenden die voor Piet Snot dingen registreren?
‘Laat ik voorop stellen dat veel registraties een goede functie hebben en nuttig zijn om te doen. Maar inmiddels is de administratielast zo groot geworden, dat het doorslaat en ten koste gaat van de kwaliteit van zorg en directe tijd voor de cliënt. Uit onderzoek van V&VN en de NOS blijkt dat verzorgenden en verpleegkundigen gemiddeld twee à drie uur per dag met administratieve klussen bezig zijn. Tijd die ze liever  aan de cliënt besteden. En het kán ook minder.’

Hoe dan?
‘Door kritisch te kijken naar alles wat je registreert, waarom je dit registreert, of jij wel de aangewezen persoon bent om die registratie te doen en het allerbelangrijkste: of het wel nut heeft voor de cliënt. De toolkit helpt zorgmedewerkers daarbij. Met deze methodiek pas je dit spelenderwijs toe, wat het ook leuker maakt voor het team om te doen. Eerst  inventariseert ieder voor zich de registraties waarvan hij/zij regelmatig denkt: heeft dit wel nut? En waarom doe ik dit eigenlijk? Vervolgens toets je met je collega’s of deze registraties nog nuttig zijn, of verplicht worden gesteld. Als dit allebei niet aan de orde is, bepaal je tot slot wat er met de registratie moet gebeuren: opruimen, efficiënter organiseren of zo laten? Toen wij de toolkit aan het testen waren, konden de deelnemende zorgteams soms 5 van de 25 registraties direct in de prullenbak gooien.’ 

V&VN pleit ervoor dat het zorgleefplan niet zo’n enorm administratief monster is. ‘We blijven hoop houden, omdat het zo absurd is.’
Lees meer>>

Waar komen die overtollige registraties vandaan?
‘Dat weten verzorgenden vaak zelf ook niet. En dan heerst er algauw het idee dat het wellicht ooit is opgelegd door de inspectie, of dat het moet volgens een wet. Maar het aantal wettelijk verplichte registraties is veel kleiner dan wat er in de praktijk gebeurt.’

Hoe kan dat?
‘Doordat een wet soms open normen bevat, wordt deze soms op een zeer arbeidsintensieve manier geïnterpreteerd. Zoals bijvoorbeeld bij de  HACCP of de term “goede zorg” in de wet. Deze open normen zorgen in de praktijk vaak voor verwarring, want wanneer voldoe je eraan en wanneer gaan de registraties te ver? Uit angst voor zware straffen besluiten veel zorgaanbieders dat voorkomen beter is dan genezen en laten daarom meer registeren dan nodig is. Zo komen de vele en vaak onnodige registraties dus tot stand.’

Heb je voorbeelden waarbij er meer wordt  geregistreerd dan nodig?
‘Soms ontstaan er registraties doordat een arts bijvoorbeeld vraagt: “Zouden jullie de cliënten wekelijks willen wegen?” Vervolgens vergeet hij te zeggen dat het niet meer hoeft, waardoor verzorgenden eindeloos het gewicht blijven registreren. Of een cliënt heeft ondergewicht, waardoor er een voedingslijst wordt bijgehouden. Als hij weer op gewicht is, kan die registratie weer stoppen, maar dat gebeurt ook niet altijd. Of dezelfde informatie wordt lange tijd dubbel geregistreerd omdat het ECD nog niet toereikend is of zorgmedewerkers het handiger vinden om de informatie ook op papier te hebben.’

Handig: de expert geeft 5 praktische tips waarmee je als verzorgende ig het zorgleefplan dunner kunt krijgen. Naar de tips>>

Je zegt dat het idee vaak heerst dat een registratie vast moet van de overheid of het zorgkantoor, hoe kun je dat als verzorgende checken?
‘Komende maand publiceert Vilans een lijst met wettelijk verplichte registraties voor zorgmedewerkers in de langdurige intramurale ouderenzorg. Maar wat geregistreerd moet worden verschilt ook per zorginstelling, en de afspraken die gemaakt zijn met de zorgkantoren. Als je wilt weten welke afspraken gemaakt zijn, zou je leidinggevende, de beleidsmedewerker of kwaliteitsfunctionaris dat moeten weten.’

Heb je nog andere tips om de registratielast te verminderen?
‘Lees het Standpunt Registratielast van V&VN goed door. Wees als verzorgende kritisch bij elke nieuwe registratie die wordt ingevoerd, ga hierover in gesprek en wees ook assertief als je denkt dat de cliënt hier niet bij gebaat is. Vaak worden er van alle kanten  registraties over de schutting gegooid, waardoor de verzorgende de papierstapel ziet groeien en de frustratie toeneemt. Dat veel verzorgenden last van de administratielast hebben, maken ze wel duidelijk. Maar dat ze hier ook daadwerkelijk een stem  in hebben, die ook gehóórd wordt, realiseren ze zich niet altijd. Dus als je je twijfels bij een registratie hebt, spreek het uit.’

Klik hier om de toolkit van Vilans te downloaden >>